Wednesday, May 5, 2010

Prosedur Lawatan Ke Luara Negara

Saya Aziah Othman, Timbalan Pengerusi Jabatan Perhubungan dan Antarabangsa selaku pengarah program akan berkongsi dengan anda semua, tentang prosedur-prosedur untuk menjalankan aktiviti atau program ke luar negara. Diharapkan agar perkongsian ini akan sedikit sebanyak memberikan manfaat kepada anda semua.

Pertama sekali, anda perlu merangka kertas kerja tentang program yang ingin anda laksanakan. Seperti biasa kertas kerja tersebut perlu mempunyai perkara-perkara berikut :-
  1. Tujuan
  2. Latar Belakang
  3. Objektif Program
  4. Butiran Mesyuarat :-
    Nama program, Tema program, Kumpulan Sasaran, Tarikh Cadangan, Aturcara Program, Cadangan Tempat, Cadangan Agensi Pelancongan, Ahli Jawatankuasa, Pegawai Pengiring ( 2 orang)
    - Aturcara Program – Wajib membuat lawatan ke Kedutaan Malaysia. Bagi lawatan ke mana-mana destinasi, anda perlu membuat temujanji tersebut secara persendirian.
  5. Kewangan ( Pengiraan budget kesemua quotation dari agensi pelancongan)
    - Perincian kewangan perlu merujuk kepada Pekeliling Bendahari.
  6. Implikasi (sekiranya program tidak dilaksanakan)
  7. Keputusan
  8. Tandatangan Kelulusan :- Pengarah, Penyelaras, Timbalan Pendaftar HEP, TNC HEPA

Prosedur ini tidak banyak beza dengan prosedur kertas kerja bagi program universiti yang lain. Anda juga perlu mengisi borang berwarna kuning (Borang Permohonan Program). Borang tersebut boleh didapati di kaunter HEP. Pastikan permohonan tersebut dilakukan sekurang-kurangnya 3 bulan dari tarikh program.

Kedua, dapatkan quotation dari dua atau tiga agensi pelancongan bagi mendapatkan harga pakej yang terbaik. Digalakkan mengambil pakej agensi pelancongan bagi memastikan kelancaran program yang akan dilaksanakan. Pakej yang ditawarkan biasanya merangkumi makanan dan minuman halal, pengangkutan sepanjang program, penginapan, pemandu pelancongan serta tiket penerbangan pergi dan balik. Keperluan lain yang diinginkan, anda boleh berbincang bersama agensi-agensi pelancongan yang terlibat.

Ketiga, surat kelulusan program akan dikeluarkan oleh dua pusat tanggungjawab (PTJ) iaitu Pejabat Canselori serta Pejabat Hal Ehwal Pelajar. Surat kelulusan dari Pejabat Canselori akan ditandatangani oleh Dato’ Naib Canselor, manakala dari Pejabat Hal Ehwal Pelajar akan ditandatangani oleh Penolong Pendaftar HEP. Pastikan anda mempunyai kedua-dua surat kelulusan tersebut bagi mengelakkan sebarang kesilapan atau kecuaian mana-mana pihak.

Jika program tersebut memerlukan penajaan, anda perlu menghantar Kertas Kerja Penajaan. Kertas Kerja ini perlu menyatakan pakej-pakej keistimewaan yang akan diperolehi oleh syarikat yang menaja program tersebut. Surat kelulusan melaksanakan penajaan akan dikeluarkan oleh Pejabat Canselori dan ditandatangani oleh Dato’ Naib Canselor.

Kemudian, nama-nama pelajar yang terlibat dengan program tersebut perlu dihantar ke Wisma Putra melalui PA Timbalan Pendaftar. Senarai tersebut perlu merangkumi Nama penuh, No. Kad Pengenalan, No. Matrik , serta Alamat Tetap. Ini penting bagi mendapatkan kebenaran dari Wisma Putra bagi menjalankan program ke Luar Negara. Anda juga perlu memastikan, samada Visa diperlukan atau tidak di negara-negara yang anda pilih. Jika perlu, permohonan perlu dibuat ke Wisma Putra melalui agensi pelancongan yang telah dilantik.

Akhir sekali, anda boleh memohon untuk menempah bas universiti untuk ke KLIA atau Lapangan Terbang Senai. Pastikan anda tiba di lapangan tersebut sekurang-kurangnya 3 jam sebelum menaiki pesawat.

SEMOGA BERJAYA.

2 comments:

  1. ASSALAMULAYKUM..
    Saya minta jasa baik dari anda untuk saya berhubung dengan lebih lanjut..
    harap sangat2. berkaitan prosuder deligasi ke luar negara..
    boleh saya dapatkan e-mail anda..
    t.q

    ReplyDelete
  2. Salam...saya pelajar matematik di upm akan ke beijing berprogram "tour of knowledge in beijing"...sya ingin jasa anda untuk berkongsi tentang penajaan untuk lwatan kami ke sana. Emel sya risya_star@yahoo.com

    ReplyDelete